「社内研修を開催したい」
「出店者さんと一緒にマルシェをつくりたい」
「人と人がつながる交流会を開きたい」
経営者の方の中には、そんな構想を持っている方も多いのではないでしょうか。
でも、いざ開催に向けて立ち上げてみると、考えなければいけないことの多さは想像以上です。
誰に来てもらいたいのか。
どんな内容にするのか。
どうやって参加者を募集するのか。
さらに、申込受付や参加者への案内、当日までの準備など、イベントを企画すると細かな業務が次々と発生します。
日々の業務を回しながら、これら全てを滞りなく進めていくことは、そう簡単ではありません。
こんな時に必要となるのが、アイデアを具体的な形にしていく裏方の存在です。
今回は、社内研修・マルシェ・交流会などのイベントを開催する際に運営者が大切にしたい考え方と、オンラインアシスタントができる支援方法についてお伝えします。
「こんなイベント開催したい」想いを形にするために最初に必要なこと
イベントを開催するとき、最初に考えることは何でしょうか。
日程？会場？それとも、参加人数？
もちろん、どれも大切なことです。
ですが、その前に一番先に考えておきたいことは、
「何のために開催するのか」「誰に来てほしいのか」
という開催目的です。
例えば、
社内研修の場合なら、社員にどんなことを学んでほしいのか。
その研修を通して、どんな変化を期待しているのか。
マルシェの場合なら、どんな想いを持った出店者さんに集まってほしいのか。
来場者の方にどんな時間を過ごしてほしいのか。
交流会の場合だったら、どんな方同士につながってほしいのか。
参加した方に何を持ち帰ってほしいのか。
同じ「イベント」でも、開催する目的によって、必要な準備や伝え方は大きく変わります。
経営者の方々は、頭の中にこうした構想を持っていらっしゃることが多いものです。
研修・マルシェ・交流会…その裏側にある多くの仕事
ですが、その構想を具体的な企画に落とし込み、実際に動かしていくとなると、話は別です。
「こんなことができたらいいな」
「こういう人に来てもらいたいな」
そう考えていても、日々の業務に追われ、なかなか準備が進まない。
そのような経験はありませんか？
構想を持つことと、それを実現できる状態にすることは、必ずしもイコールではありません。
だからこそ、経営者の想いを整理し、実行できる形にしていくための支援が大切なのです。
イベント運営というと、当日の様子ばかりに目が向きがちです。
参加者が集まり、会場がにぎわい、交流が生まれる。
ですが、その一日を迎えるまでには、実に多くの準備が必要です。
例えば、社内研修の場合。
研修の目的を整理し、対象となる社員や学んでほしい内容を明確にすることから始まります。
その後から、研修内容の調整、参加者への案内、必要な資料の準備、当日の進行確認など、さまざまな業務が発生していきます。
マルシェの場合はどうでしょうか。
どんなコンセプトのマルシェにするのかを考え、出店してほしい方を明確にする。
出店者の募集や申込受付、必要な情報の取りまとめ、来場者への告知、当日までの案内など、準備することはたくさんあります。
交流会であれば、参加者同士がどのようにつながれる場にしたいのかを考え、募集内容や申込方法、当日の流れを整えていく作業が必要となります。
このように、イベントの種類によって必要な業務は異なりますが、
どのイベントにも共通していることがあります。
それは、一つひとつの業務が、最初に持っていた開催目的につながっているということです。
例えば、マルシェで「出店者さんの想いを大切にしたい」というコンセプトがあるなら、
単に出店者を募集するだけではなく、
その想いが伝わるような募集内容や告知方法を考えることも大切です。
交流会で「参加者同士のつながりを生みたい」という目的があるなら、ただ人を集めるだけではなく、
どんな方に参加してもらうか、どんな流れで交流してもらうかも重要です。
つまり、イベントを運営するためには、決められた作業を淡々とこなしていけばよい訳ではありません。
「何のために行うのか」という目的をしっかり把握した上で、一つひとつの業務を進めていくこと。
それが、イベントの質を高めるために大切な視点ではないでしょうか。
ミギアシだからできる、一貫したサポート
私たちミギアシは、イベントプランニングを専門としているわけではありません。
普段は経営者の方々を支える裏方として、事業に関わる幅広い業務をサポートしているオンラインアシスタントチームです。
ただ、日々サポートをする中で大切にしていることがあります。
それが「何をするのか」だけではなく「何のためにするのか」という目的を理解することです。
そういったべースがあるからこそ、
経営者の方から「こんなイベントを開催したい」とご相談いただいたときも、
すぐに申込フォームを作ったり、告知の準備を始めたりするのではなく、最初にその構想を伺います。
どんな目的で開催したいのか。
どんな方に来てもらいたいのか。
参加した方にどんな時間を過ごしてほしいのか。
そうした想いを整理しながら、イベントのコンセプトや方向性を具体的にしていきます。
その後、決まった方向性を基に、必要な準備を一つひとつ形にしていきます。
告知の準備、申込の受付、参加者への案内、当日までの進行管理―。
それぞれを別々の独立した作業と捉えるのではなく、
最初の構想から開催まで、一つの流れとしてサポートできることがミギアシの強みです。
経営者の方は、イベントの目的や届けたい価値を考えることに集中する。
一方で、実現するために必要な細かな業務は、裏方が支えていく。
そうすることで、経営者の方がすべてを一人で抱え込まずに、イベント企画を進めやすくなります。
これはイベントに限った話ではありません。
新しいサービスを始めるときも、SNSで発信するときも、何か新しい取り組みをスタートするときも同じです。
経営者の方には、実現したいアイデアや想いがあります。
でも、それを形にするための時間や手が足りないことがあります。
だからこそ、私たちは単に作業を切り取って代行するのではなく、
経営者の方の中にある構想を、実際に動く形に変えていく存在でありたいと考えています。
「こんなことをやってみたい」
その想いを、構想のままで終わらせない。
ミギアシは、経営者の皆さまの挑戦を裏側から支えていきます。
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