オンライン秘書の裏側＜こんな時どうする？＞
こんにちは！
経営者の専属秘書の黒木はるみです！
このブログでは個人経営者が時間と収入を増やしながら事業を広げていく方法
オンライン秘書として私の働き方をメインにお伝えしています^_^
もくじ
オンライン秘書の大変なところってありますか？
オンライン秘書のいいところをよく発信している私ですが
大変じゃない？困る事ない？イメージと違った事なかった？
と聞かれる事があります！
確かに、最初から順調ではなかったです。
イージーだなと感じることも少ないです。
今日はそんな秘書の裏側をお伝えします！
クライアントさん毎のスケジューリングはフォルダがいっぱいな状態
現在ありがたいことに、7名の継続クライアントさん、単発のクライアントさんが2名で満席の状態で仕事をしています。
10名のクライアントさんのフォルダが毎日頭の中、スケジュール帳にあるイメージです。
Aさんはどこまで進んでいて、今後どういった動きをするのか
Bさんの資料は明後日までだよね
Cさんとは今日ミーティングだ
・・・・
と様々なクライアントさんのスケジュールやタスクを一気に管理する必要があります。
そこに急な仕事ももちろんやってきます！
余白も確保して、柔軟に動けるよう自分のスケジュール管理も必要です。
もちろん最初からこのように出来たわけではなく
まずはたった1人の経営者さんのサポートをしっかりと親身に愛を持ってすることから始まっています。
仕事の精度を保ちながら、慣れてスピードが上がっていくから
サポートできるクライアントさんを増やすことが出来ました。
頼りにしていただける事はとても嬉しいし、応えたい
だからこそ、工夫をしてきました。
どうやったら漏れがないのか、どうやったら余白を残しながらサポートができるのか
考えて、試して、改善していくこの繰り返しと
日々のサポートを何回も繰り返すことによって
今はバランスよく9名のサポートができています。
経験のない事がやってきた時、どう考えるかが肝心
秘書をしていると、やった事がない事、使った事がない媒体での作成依頼がやってきます。
私の場合、壁打ち依頼、HP作成、会計ソフトなどがあります。
この時、正直に言います「使った事、やった事ないです」と
でも、世の中には沢山情報があります。
検索、ザッと説明動画を見るとできる事がほとんどです。
そして、回数をこなしていけば精度は自然とあがっていきます。
もちろん、その精度や求める範囲によってはより専門家の方がいいと思います。
私にお話を振っていただいたという事は、「はるみさんだからお願いしたい」という事。
「初めてやるので、○○くらい時間がかかりますが、期日は大丈夫ですか？」
とお伝えしています。
こうやって自分の秘書としての幅も広がっていきます。
こういった「初めての事」をチャレンジできるマインドや
これをすることによって今後の自分の幅が広がっていくかと考えてやるかやらないか決める力が
秘書には大切だなと感じて仕事をしています。
一気に依頼がきた時の瞬発力と優先順位をつける力がものをいう
会社と違って個人経営者の方は、朝と夕では次にやる事が変わったり
毎時間のように変化していきます。
その為、ある程度スケジューリングをしていても、
「こっち先にお願い」「差し替えて」などの依頼は多々やってきます。
様々なクライアントさんと仕事をしているので、みなさんの期日を一度机に並べて、優先順位を考えたり
時間がどのくらいかかるかで取り掛かる時間を考えたりと瞬発力を使う事が多いです。
この変化も楽しんでやっていけているのは、日々クライアントさんとコミュニケーションをとって
ある程度事業の進む方向がわかっているから、大きく行く道がガラッと変わらない為
柔軟に対応する事ができています！
最後に・・・
秘書って片手間では出来ない仕事です。
その分やりがいや達成感はを家で働きながら、対価も頂戴しながら出来る素晴らしい仕事だと思っています。
今私の両手がいっぱいな状態ですが、お願いしたいと言ってくださっている方がいて
お待たせしている状態です。
だからこそ、同じように仕事が出来る方が必要だなと感じています。
自分で覚悟を持って、考え、動いていけるそんな秘書に挑戦したい。
自分の出来る事で役に立ち、対価もしっかりと頂く生活がしたい。
自分の本当にやりたい事はなんだろう、このままの生活は嫌だとはわかっている。
わたしこんなもんじゃないんだけど・・・
そんな風に思っている方に、全力で私の今までの経験と知識と日々更新されている経験の全てをお伝えします！
表に出る人が増えれば、その分サポートする人が必要になっていきます。
個人で働く事が増えた今の時代。秘書はまだまだ足りていないです。
今から動けばきっとこの人！という経営者さんのサポートが叶います！！
私の秘書としての知識、マインド、経営知識、クライアントさんに出会う法則など
私が今まで会社員時代も含め8年ほどの経験で必要なことをギュッとまとめた
「選ばれる秘書」の養成講座を準備中です！
最初は本当に少人数でやるつもりです。
ご興味のある方は必ずLetterを登録しておいてくださいね。
